Manajemen Public Relations

A. PENGANTAR

Seorang Praktisi Public Relations dalam tugasnya akan melaksanakan suatu aktivitas yang bernama Manajemen Public Relations (MPR), manajemen ini merupakan terapan dari ilmu manajemen dasar yang diimplikasikan (diterapkan) di dunia Public Relations. Sebelum mengetahui tentang Manajemen Public Relations, terlebih dahulu seharusnya kita sedikit memahami tentang apa yang dimaksudkan dengan manajemen. 

Menurut Dessler (1996) fungsi dasar manajemen meliputi Prencanaan, Pengorganisasian, Staffing, Leading danControlling.

Dari pengertian fungsi dasar manajemen maka kita baru dapat menjelaskan lebih lanjut, apakah yang dimaksud dengan Manajemen Public Relations (MPR)? 

B. APA ITU PUBLIC RELATIONS (PR)?

Menurut para pakar, hingga saat ini belum terdapat konsensus mutlak tentang difinisi dari PR. Ketidaksepakatan tersebut disebabkan oleh beragamnya definisi PR yang telah dirumuskan baik oleh para pakar maupun profesional PR didasari perbedaan sudut pandang mereka terhadap pengertian Humas / PR. Menurut Frank Jeffkins, Humas merupakan segala sesuatu yangt erdiri dari semua bentuk komunikasi berencana, baik ke dalammaupun ke luar, untuk mencapai tujuan khusus, yaitu pengertian bersama. Definisi yang sangat umum diberikan oleh John. E. Marston, “ PR is planned, persuasive communication designed to influence significant public.”

 

PR adalah kegiatan komunikasi yang terencana dan persuasif untuk mendesain publik-publik yang nyata. PR bukanlah ilmu tradisional yang digunakan untuk menghadapi tujuan-tujuan sesaat. PR perlu direncanakan dalam suatu pendekatan manajemen (management approach) kepada target-target public tertentu. Dari definisi yang sangat umum, kita fokuskan kepada definisi yang lebih spesifik, lebih konkret. Marston memberikan definisi yang relatif baik, “PR adalah seni untuk membuat perusahaan Anda disukai dan dihormati oleh para karyawan, konsumen dan para penyalurnya”. Sedangkan Harlow (dalam Grunig, James E, 1984: 7), memberikan definisi dengan mengkombinasikan berbagai elemen dari berbagai definisi “Public Relations is the distinctive management functions which helps establish and maintain mutual line of communication, acceptance and cooperation between an organization and its public; involves the management of problems and issues; helps management to keep informed on and responsive to public opinion……………….”

(Public Relations adalah fungsi managemen yang membantu mendirikan dan memelihara hubungan komunikasi yang saling menguntungkan, keterbukaan dan kerjasama antara organisasi dan publiknya, melibatkan manajemen problem dan issu, membantu manajemen untuk tetap terinfomasi dan responsive terhadap publik). Definisi Harlow walaupun terkesan sangat umum ataupun general, memberikan arti penting bagi kegiatan PR itu sendiri. Bahwa kegiatan PR yang dilakukan oleh setiap organisasi maupun institusi pada intinya adalah kegiatan komunikasi, serta membantu agar manejemen tetap terinformasi (keluar dan kedalam) serta responsive terhadap apa yang terjadi pada lingkungannya.

Sedangkan Baskin, Otin et al mendefinisikan PR dalam definisi yang lebih operasional yaitu “ Public relations is a management function that helps achieve organizational objectives, define philosophy, and facilitate organizational change. Public Relations practitioners communicate with all relevant internaland external public to develop positive relationship and to create consistency between organizational goals and societal expectations…….”

C. PENGERTIAN DAN KAITAN ANTARA PR DENGAN KONSEP MANAJEMEN

Kaitan antara PR dengan konsep manajemen menghasilkan pemahaman akan pentingnya public relations, seperti dinyatakan oleh Mc Elreath, “Management PR berarti melakukan penelitian, perencanaan, pelaksanaan dan evaluasi terhadap berbagai kegiatan komunikasi yang disponsori oleh organisasi. Bentuk kegiatan komunikasi dapat berupa penerbitan brosur perusahaan, pertemuan-pertemuan kelompok kecil sampai pada kegiatan yang sangat kompleks seperti konferensi pers dengan menggunakan satelit”. Dari pernyataan tersebut manajemen public relations (MPR) dipahami sebagai bentuk pengelolaan public relations dengan menerapkan fungsi-fungi manajemen yaitu manajemen humas adalah proses penelitian, perencanaan, pelaksanaan, dan pengevaluasian suatu kegiatan komunikasi yang disponsori oleh organisasi. Proses manajemen humas biasa dilakukan oleh seorang praktisi dalam kegiatan humas.

Tahapan-tahapan dalam manajemen humas merupakan proses yang meliputi hal-hal sebagai berikut :
1. Perencanaan (planning) mencakup penerapan tujuan dan standar, penentuan aturan dan prosedur, serta pembuatan rencana dan prediksi akan apa yang akan terjadi.
2. Pengorganisasian (organizing) mencakup pengaturan anggota dan sumber daya yang dibutuhkan dan pemantauan kinerja karyawan.
3. Pengkoordinasian (coordinating) mencakup pengaturan struktur kepanitiaan, pendelegasian kerja masing-masing bagian, dan penyusunan alokasi anggaran untuk masing-masing bagian.
4. Pengkomunikasian (communicating) mencakup penyampaian rencana program kepada publik internal dan eksternal.
5. Pelaksanaan (actuating) merupakan tindakan menjalankan program sesuai dengan rencana yang telah dibuat.
6. Pengawasan (controlling) merupakan kontrol atas jalannya pelaksanaan program. Tanpa adanya kontrol atas program, kesinambungan antar tahapan tidak dapat berlangsung dengan baik.
7. Pengevaluasian (evaluating) merupakan penilaian terhadap hasil kinerja program, apakah perlu dihentikan atau dilanjutkan dengan modifikasi tertentu.
8. Pemodifikasian (modificating) merupakan kegiatan pembaharuan atau revisi program berdasarkan hasil evaluasi.

D. PENGERTIAN ATAU DEFINISI MANAJEMEN PUBLIC RELATIONS (MPR)

Manajemen Public Relations (MPR) merupakan penerapan dari fungsi-fungsi dasar manajemen dalam kegiatan public relations (PR). Prakitisi public relations akan sangat membutuhkan fungsi-fungsi tersebut dalam membuat suatu konsep dan mengimplikasinya (menerapkannya) yang berkaitan dengan tugasnya. Dengan demikian mengelola public relations harus melakukan kegiatan penelitian, perencanaan, pelaksanaan dan evaluasi terhadap kegiatan komunikasi yang disponsori oleh organisasi. 

Gurnig dan Hunt (1984) menyatakan public relations sebagai manajemen komunikasi antara sebuah organisasi dan publiknya. Manajemen PR adalah proses riset, perencanaan, pelaksanaan, dan pengevaluasian suatu kegiatan komunikasi yang disponsori oleh organisasi. Proses manajemen humas biasa dilakukan oleh seorang praktisi dalam kegiatan PR.

Grunig dan Hunt (1994) menyatakan bahwa kegiatan public relations pada dasarnya dipilah atau dikelompokkan menjadi tiga bentuk kegiatan, yakni :

1. Event, adalah kegiatan public relations yang terjadi dalam kerangka waktu terbatas dan jelas kapan dimulai dan berakhir. Kegiatan untuk ditujukan untuk satu atau beberapa publik terpilih dengan satu tujuan.

2. Campaign, hampir sama dengan event, namun biasanya diadakan dalam waktu yang lebih panjang dan dapat terdiri dari event.

3. Program, biasanya terdiri dari beberapa event yang biasanya tidak jelas kapan berakhirnya. Program public relations biasanya diadakan secara berkesinambungan mengikuti kehidupan sebuah organisasi.

E. RUANG LINGKUP MPR 

Ruang Lingkup MPR Manajemen Public Relations bisa mencakup :

1. Manajemen terhadap seluruh kegiatan kehumasan yang dilakukan oleh organisasi.

2. Manajemen terhadap kegiatan-kegiatan yang lebih spesifik atau berupa satuan-satuan kegiatan kehumasan. Misalnya, pengelolaan peristiwa khusus (special event), pengelolaan penerbitan internal, pengelolaan kunjungan perusahaan oleh para wartawan, pengelolaan konferensi pers, dan lain-lain.